Kantoren, Facility Management en gedrag

Verandering en ontwikkeling

De wereld van ‘werken’ is onderhevig aan verandering en ontwikkeling. De maatschappelijke-, economische en marktontwikkelingen hebben impact op de toekomst en invulling van organisaties. Zo heeft Covid-19 invloed op manieren van werken en heeft het klimaat invloed op duurzame vastgoedkeuzes. Ook de krapte op de arbeidsmarkt, de oorlogen en inflatie brengen veranderingen tot stand. Mensen staan onder druk. Productiviteitsverhoging bij gelijk of minder aantal medewerkers is aan de orde. Daarnaast blijft ondernemen veelal gaan over ‘zo veel mogelijk winst maken’. Hier ligt een maatschappelijk rol/plicht voor organisaties. Het aantrekken en behouden van de juiste medewerkers betreft ook een grote uitdaging. Dit alles maakt dat we ons goed moeten realiseren dat crisissen van alle tijden zijn en dat bedrijven zich continu moeten aanpassen aan de marktsituatie en de maatschappelijke ontwikkelingen (Kondratiev kromme).

Verandering begint bij het waarom

Alle soorten crisissen maken dat aanpassingsvermogen wordt vereist binnen alle facetten van organisaties, ook binnen Facility Management (FM). FM is binnen zo’n aanpassingstraject de meest 'tastbare' schakel, omdat de oplossingen van de problemen die ontstaan zich vaak uitten in nieuwe dienstverlening, infrastructuur en/of een kantooromgeving. Deze 'tastbare' aanpassingen vanuit FM brengen nieuwe zintuiglijke prikkelingen met zich mee en dat raakt een medewerker/gast. Het leidt tot een aanpassing van het gedrag. Gedrag laat zich tegelijkertijd lastig sturen. Het is daarom noodzakelijk dat een organisatie uit kan leggen waarom de aanpassingen zijn geïmplementeerd. Deze uitleg begint bij de visie; het waarom. Als je hier aandacht aan besteed, is het gemakkelijker om de verandering door te zetten.

‘Men denkt aan iets ‘wolligs’ bij de term visie. Een visie heb je echter juist nodig om concreter te worden. Als vervolgens niet uitlegbaar is waarom iets gekozen is, dan moet je je afvragen of het wel een juiste keuze is.

Integraliteit vanuit organisatievisie, ontwikkeling en cultuur

Alles wat binnen een organisatie gebeurt moet in lijn liggen met een visie waarmee vervolgens een duidelijke bijdrage wordt geleverd aan de organisatiedoelstellingen, ambities en cultuur. Als de organisatie weet wie zij is en een visie heeft gevormd op hoe de organisatie wil zijn, is het mogelijk om na te denken over de uitwerking hiervan. Bijvoorbeeld in de vorm van een bijpassende werkomgeving. Het gaat daarbij om het opzoeken van de integraliteit. Dit gebeurt op dit moment weinig. Als een verandering wordt ingezet ten aanzien van de werkomgeving, dient bijvoorbeeld de cultuur daarin mee te bewegen. Daarnaast kan de werkomgeving ondersteunen in het uitdragen van de cultuur door het tot uiting brengen van de normen, waarden en DNA van de organisatie. Draai je dus aan het ene wiel, dan draait een ander mee. Met dit besef wordt het mogelijk om een gewenste verandering te realiseren. FM wordt dan een schakel die de visie van de organisatie tot uiting brengt. Het vormt de verbinding tussen mens en organisatie.

De uitwerking van FM als onderdeel van de organisatieontwikkeling en cultuur

Praten over de invulling van FM komt pas op een goede manier tot stand wanneer de visie en missie van de organisatie helder zijn. Alle aanpassingen die worden doorgevoerd zijn volgend op deze twee. Zonder dit ‘integraal nadenken’ heeft het roepen in oplossingen geen zin. Het kost geld en is niet effectief op de lange termijn. Als Mens, Organisatie en Werk helder is zijn we in staat om per unieke situatie de vertaalslag maken naar Plek, Faciliteiten, Styling en Branding.

‘Ondanks dat organisaties zich moeten 'aanpassen' aan wat er nu gebeurt, moet altijd de vraag worden gesteld of dat wat je bedenkt wel bijdraagt aan wat de organisatie verder wil bereiken.’

Mens

Als mensen zich verbinden aan organisaties maken ze afspraken binnen de verbintenis met die organisatie. Die verbintenis moet in een juiste verhouding staan tot de verbintenis die diezelfde mens heeft met zijn privé-omgeving. Van beide kanten moet die verbintenis onderhouden en aangepast kunnen worden waar nodig.

Organisatie

De organisatie moet een visie, missie en strategie hebben op basis van doel (langere termijn) in relatie tot maatschappelijke mogelijkheden, waarbij in de strategie de executie plaatsvindt, en zaken als arbeidsmarkt, inclusiviteit, duurzaamheid, circulariteit, energie en klimaat aan de orde komen.

Werk

In de strategie-beschrijving moet helder zijn wie, wat, waarom, hoe en met welk resultaat het doel wordt bereikt.

Plek

De ‘plek’ is redelijk maatgevend voor het totaal. De voorgaande punten zeggen veel over het proces en de onderstaande veel over de omgeving die weer bijdraagt aan gedrag. Tegelijkertijd kan die plek overal zijn. Thuis, onderweg, school, zorginstelling, fabriek of kantoor.

Faciliteiten

Faciliteiten en kwaliteit worden vaak in één adem genoemd. Tegelijkertijd is dat te makkelijk en moet er echte aandacht zijn voor de kleine kwaliteit, die goed toegepast en essentieel is voor het DNA van de organisatie. Denk maar aan al die honderden dingen we tegenkomen rond de werkomgeving.

Styling en Branding

De styling en gebruik van kleur, beeld en materiaal dragen per ruimtesoort bij aan comfort, sfeer en gedrag. De branding van de organisatie voegt hier een extra laag aan toe. Aanvullend is het goed, mooi en enthousiasmerend om in de omgeving te voelen en te zien waar we het voor doen.

Die ene oplossing

Die bestaat niet. Voordat we in oplossingen denken dagen wij uit om te leren begrijpen wat de visie en cultuur van de organisatie inhoudt en hoe hieraan wordt bijgedragen. Dan komt de veelal gewenste bevlogenheid ook aan de orde en wordt op een toekomstgerichte en daarmee efficiënte manier invulling gegeven aan bovenstaande zaken. Durf te handelen naar het geloof, toon leiderschap (integraal), en gewenst gedrag en oplossingen zullen zich aandienen. Dan is de wereld van werken pas echt onderhevig aan verandering.

Welke oplossing we ook kiezen, hij zal moeten voortkomen uit de Visie en pas impact opleveren als we naast die visie beschikken over de nodige bevlogenheid.

"Recept voor Bevlogenheid"

Ingrediënten: 2 eetlepels passie, goede dosis betrokkenheid, 3 kopjes kennis, vleugje innovatie, 2 handjesvol creativiteit, scheutje lef, mespuntje jeugdigheid en flair, 1 theelepel humor, snufje eigenzinnigheid en een klein zakje verbazing.

Bereiding: Doe de 3 kopjes kennis, de dosis betrokkenheid en de 2 eetlepels passie in een grote kom en mix dit met de hand. Voeg beetje voor beetje de creativiteit en innovatie toe en blijf dit mixen. Klop dit tot een stevige basis en doe voorzichtig het scheutje lef hierbij. Vergeet niet de theelepel humor na 5 minuten toe te voegen en daag het geheel uit met een snufje eigenzinnigheid. Laat dit alles weer 5 minuten staan en voeg, al roerend, het mespuntje jeugdigheid en flair toe. Giet het geheel in een passende vorm en vergeet hierbij niet op de details te letten. Laat de vorm met alle ingrediënten eerst even een korte periode acclimatiseren.

Presenteer het unieke eindresultaat met trots.

En het kleine zakje verbazing? ........Dat overkomt je vanzelf, net voor de trots!

Informatie

Jolanda Tichelaar | Heyday | https://www.linkedin.com/in/jolanda-tichelaar/

Hans Topée | Dewerkplaatsfabriek | FMN Expertteam Hospitality & Soft Services | https://www.linkedin.com/in/hanstopee/