Op Europees niveau is een set normen voor facility management ontwikkeld die de Nederlandse vervangen. Deze set heet NEN-EN 15221: Facility Management. De norm bestaat uit 7 delen.
Het belang van de NEN-EN15221
De Europese Norm NEN-EN 15221 is bedoeld als leidraad voor facility management (FM). De norm voorziet in een FM businessmodel dat een organisatie kan stimuleren tot het optimaliseren van de ondersteunende diensten. Ordenen van facilitaire producten en diensten volgens de NEN-EN15221 biedt een kader voor inzicht in kosten en in kwaliteit van dienstverlening. Een kader dat in organisaties meer vanzelfsprekend zal wordengebruikt dan de oude indeling volgens de NEN 2748. Deze is binnen Europa als het ware geëvolueerd naar een Europese norm voor 28 landen en dat is voor een belangrijk deel te danken aan Nederlandse inspanningen. Er zijn echter meer voordelen van de NEN-EN 15221. Vanuit procesgerichtdenken (opgetekend in de NEN-EN 15221 deel 5), zijn beleids- en uitvoeringslijnen op strategisch, tactisch en operationeel niveau gedefinieerd als een kwaliteitscirkel (regelkring) van plannen, uitvoeren, controleren en evalueren van beleid. De ordening volgens NEN-EN 15221 deel 4 ondersteunt deze principes door de kosten van de beleidsontwikkeling, -uitvoering en -evaluatie zichtbaar te maken. Door deze vervolgens in relatie tot de kwaliteit vanfacilitaire dienstverlening in organisaties te vergelijken, kan er een uitspraak worden gedaan over de mate van succes van de organisatie en de vraagof hier een marktconforme inzet van overhead mee gepaard gaat.
Indeling van de NEN-EN 15221
De NFC Index is vanaf 2013 samengesteld conform de hoofdindeling van de NEN-EN 15221 deel 4. Hierbij onderkennen we ‘Strategisch Management’,‘Gebouw en Infrastructuur’, ‘Mens en Organisatie’, ‘ICT’ en ‘Horizontale functies’. Strategisch Management toont de kosten op strategisch niveau. De kosten van Accountmanagement zijn daarbij inbegrepen. In Gebouw en Infrastructuur zijn de kosten voor gebouw en investeringen ondergebracht. In het onderdeel Mens en Organisatie zijn de kosten voor facilitaire ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces samengevoegd. ICTvalt in de EN onder Mens en Organisatie, maar wordt, gezien het significante aandeel in de werkplekkosten, afzonderlijk uitgevraagd en getoond.
Met de introductie van de NEN-EN 15221 deel 4 zijn er ook op de uitvoerende niveaus Gebouw & Infrastructuur en Mens & Organisatie veranderingen doorgevoerd. Zo zijn bij Gebouw & Infrastructuur niet alleen de aan het gebouw gerelateerde functies samengebracht, een ordeningsprincipe dattegenwoordig in steeds meer organisaties wordt gehanteerd, maar zijn alle kosten die samenhangen met het bezit en/of de exploitatie gedurende delevenscyclus van een gebouw gebundeld. Zo zijn hierin ook de schoonmaakkosten ondergebracht. Een ander belangrijk voordeel is dat er nu geen onderscheid meer wordt gemaakt tussen eigenaren- en huurdersonderhoud. De ordening van Mens & Organisatie is afhankelijk gemaakt van de kosten die samenhangen met de aanwezigheid van mensen in een gebouw. Deze kosten zijn dus niet gebouw gebonden, maar hangen veel meer samen met het type en de grootte van de organisatie en de taken die in een organisatie worden verricht.
Belangrijk voor vergelijk zijn de delen 4 en 7. Deel 4 definieert gedetailleerd de duiding, scope en samenhang van de facilitaire producten, de zogenaamde productmap die de kern van NEN 2748 vervangt. Deel 7 beschrijft hoe de prestaties van facilitaire producten kunnen worden vergeleken op het gebied van kosten, serviceniveau, klanttevredenheid en duurzaamheid (milieu-impact). Voor ieder van de in deel 4 geclassificeerde productgroepen wordt voor deze aspecten een set van vragen en antwoorden in vijf kwaliteitsniveaus aangereikt. Dat maakt het bijvoorbeeld mogelijk om de mate van duurzaamheid bij een gegeven service- enkostenniveau te vergelijken.
NFC Index klaar voor Europa
Introductie NEN-EN 15221 In de NFC Index Algemene Ledenvergadering van 2012 is besloten om de Index Kantoren in 2014 (over 2013) volgens NEN-EN 15221 te publiceren. Na definitieve vaststelling van de NEN-EN 15221 heeft NFC Index in samenwerking met haar adviseurs een vertaaltabel ontwikkeld. Voor een soepele overgang heeft NFC Index in 2013 de Index zowel op basis van de NEN 2748 als op basis van de NEN-EN 15221 gepubliceerd. Daarnaast heeft zij in overleg met haar gecertificeerde adviseurs de nieuwe normering voorzien van enkele verdiepingen, waardoor deze betere aansluit bij de gebruikelijke benchmarkcollecties. Deze aansluiting is ook toegepast op de rapportages. Om de historie van data, het vergelijk met voorgaande jaren en de zichtbaarheid van de trend te kunnen borgen, is een algoritme ontwikkeld waarmee de productcodes en daarmee kosten zijn omgezet van NEN 2748 naar NEN-EN 15221-4.
Vloeroppervlak genormaliseerd
Deel 6 van de NEN-EN 15221 spreekt over een Europese normering met betrekking tot het vloeroppervlak. Tot nu toe is Nederland nog niet overgegaan op deze nieuwe normering en blijven de oude definities van kracht. Wanneer NFC Index spreekt over vloeroppervlak wordt daarmee verhuurbaar vloeroppervlak (vvo) bedoeld, zoals gedefinieerd in NEN 2580 Oppervlakten en inhouden van gebouwen - Termen, definities en bepalingsmethoden.
Verantwoording
De marktconforme bandbreedte in combinatie met de mediaan vormen de basis voor een vergelijking van kosten (benchmark) met de NFC Index®.
Financiële index
De NFC Index® is samengesteld uit de kosten (exclusief BTW) die betrekking hebben op het betreffende boekjaar. NFC Index®KANTOREN betreft alleen organisaties of onderdelen van organisaties die gehuisvest zijn in kantoorgebouwen en derhalve een overwegend administratief karakter hebben.
Gegevensverzameling en validatie
Ten behoeve van het bepalen van subindices die ten grondslag liggen aan de index, is het van groot belang dat de data waarmee is gerekend, betrouwbaar zijn. Het hanteren van de NEN-EN 15221 biedt hiervoor een solide basis. De data worden tweemaal gevalideerd, alvorens deze worden toegelaten in de indexcalculatie. Eerste validatie vindt plaats door een gecertificeerd (adviseur of maincontractor)lid, vervolgens wordt deze nogmaals gecontroleerd en gevalideerd door de ‘poortwachter’ van de NFC Index Database. Die voert een tweede validatie uit door de ontvangen data te vergelijken met de data die reeds in de NFC Index database zijn opgenomen. Afwijkende data, waarvoor geen of onvoldoende verklaring kan worden gegeven, worden niet opgenomen in de NFC Index database.
Methodiek bandbreedte en mediaan
De NFC Index® drukt de kostenindices, zoals beschreven in NEN-EN 15221, uit in marktconforme bandbreedten. Voor de berekening van de definitieve bandbreedte worden alle waarnemingen gerangschikt van laag naar hoog. Van deze reeks worden de 25% laagste en 25% hoogste waarnemingen uit de reeks gehaald. Op de resterende waarden wordt een kwartiel berekening toegepast om de marktconforme bandbreedte vast te stellen. De laagste 25% van de gegevens vormt daarbij het eerste kwartiel en hoogste 25% van de gegevens vormt het vierde kwartiel. De marktconforme bandbreedte wordt gevormd door het tweede en derde kwartiel. Waarnemingen in het eerste en vierde kwartiel vallen buiten de marktconforme bandbreedte bij de bepaling van de NFC Index®.
De middelste waarneming
De mediaan is de waarde die wordt gevormd door de bovenkant van het tweede kwartiel, de ‘middelste waarneming’ dus. De totalen van de medianen vormen de NFC Index®. De marktconforme bandbreedte in combinatie met de mediaan vormen de basis voor een vergelijking van kosten(benchmark) met de NFC Index®.