'Ontmoeten moet goed'...!

Clubhuis en Hybride

Kreten die we veel horen. Maar, ere wie ere toekomt! Eric Veldhoen en Francis Duffy waren al eerder aan bod met hun publicaties ‘kantoren bestaan niet meer’ (1995) en ‘the new office’ (1997), waarin ze uitgaan van 4 werkprocessen die de ruimte bepalen, te weten de HIVES (bijenkorf/werkfabriek van uitvoerders), de DEN (samenwerkruimte teams), de CLUB (samenwerkplek van denkers) en de CELL (individueel werk/kantoorkamer). Daarbij het gaat allemaal over de samenhang van deze werkpatronen en daarbij passende faciliteiten en ruimten. Een mooie matrix van processen en ruimtesoorten die elk gebouw in zich zou moeten hebben (hoe klein ook).

Maar nog meer was Herman Hertzberger zijn tijd ver vooruit, wel 50 jaar,(1972) met het gebouw voor Centraal Beheer Apeldoorn (Achmea). Waarachtig echt een pand waar het nu zeker qua indeling en stijl goed ontmoeten zou zijn. Helaas staat het al jaren leeg, het wordt wellicht getransformeerd. 

Ontmoeten

De trends rond ‘Werken’ geven richting aan wie wanneer en wie waar ontmoet. Dat gebeurde voor en zeker tijdens en na de corona-crisis voor een deel digitaal. En dat zal zo blijven. Welk deel per sector of bedrijfsgrootte is niet precies bekend, maar gemiddeld denkt men 50% van de tijd thuis te kunnen blijven werken, waar digitaal ontmoeten een onderdeel is. Dit digitale ontmoeten wordt ‘fijn’ gevonden. De vraag is of dit echt klopt, waarbij het het passend kan zijn voor project/status overleg. Veelal heeft het de voorkeur creatieve sessies en meer persoonlijke gesprekken (diepgang) fysiek te doen.

Fysieke omgeving

Of het hele kantoor aan een update toe is, blijft een situationele vraag, die alleen op basis van context, gebouw en mogelijkheden (zeker de financiële) beantwoord kan worden. Toch zijn een paar voorbeelden te noemen, waarmee we iets kunnen:

Algemeen

Bij het nadenken over ruimtes voor ontmoeten is het goed om vooral na te denken over het diepere doel achter de plek. Sfeer, kleur, licht en branding zijn daarbij cruciale zaken. Vergeet het algemene en maak het specifiek en eigen. Veelal zie je in een ruimte niet bij welke organisatie je bent en waar die voor staat. En dat kan weer verschillend zijn per ruimtesoort.

Lees: Groeidocument ‘Ontmoeten moet goed’

Overlegje/Gesprek

Een overlegje, een gesprek tussen een paar mensen zou prima kunnen in een bedrijfsrestaurant/plaza/foyer/court (of elke andere passende naam), waarbij afhankelijk van het tijdstip diverse activiteiten (gemixt) kunnen plaatsvinden. Eten, lezen, werken, rusten, overleggen, drinken, borrel of een feestje. Vul het maar in. Maar dan niet één grote open ruimte. Zorg voor hoekjes, coupés, geluidsabsorberende elementen en zelfs enkele multiruimtes (zie later). Denk maar eens aan die mooie grote brasserie in de stad, zoals een Dudok. Op de begane grond van je pand een mooie uitdaging, wellicht als buurt-stadsfunctie.

Groeps/Teamoverleg

Een overlegruimte voor een groeps/teamoverleg kennen we allemaal al jaren. Maar toch blijkt het inrichten niet zo eenvoudig of we blijven vasthouden aan stokpaardjes. Vierkant of rond zijn aan te bevelen (gelijkheid/groep), maar door gebouw-ruimte-afmetingen worden we veelal gedwongen om te kiezen voor een rechthoekig model, waarbij ook nog 1 persoon aan elke kopkant kan zitten.

Ook zien we veelal gelijke vergaderstoelen met pootjes of sledes. Waarom geen krukjes of keukenstoelen. Durf te kiezen voor diversiteit, waarbij de optelsom weer een mooi concept kan zijn.

Hybride Overleg

In de combi van de standaard-overlegruimte met een kleine ruimte in een sub-locatie en een aantal thuis/elders-werkenden moeten we nog extra faciliteiten bieden.

*Opvallend is te melden dat hybride overleg, mogelijk afhankelijk van setting en/of groepsgrootte bij veel mensen niet de voorkeur heeft. Effecten als niet meedoen, andere dingen doen, (vroegtijdig) afhaken, prioriteit (vaak bij fysiek centraal aanwezigen) zijn het gevolg (veelal bij grote groepen). Oplosbaar, maar dat vraagt veel aandacht voor gedragsaspecten en heldere rolafspraken (die er bij fysiek overleg ook zijn).

Integraal concept

Er is in deze column ingegaan of faciliteiten rond ‘ontmoeten’. Uiteraard slechts een onderdeel van het integrale concept, waar bereikbaarheid, parkeren, toegang, veiligheid, ontspanning, hospitality en duurzaamheid en inclusiviteit de optelsom vormen voor jouw unieke integrale werkomgevingsconcept.

Kans en impact

Elk bedrijf is uniek en er is geen confectie-huisvestingspak. Het gaat over het pakken van een kans en het creëren van impact op basis van effectief sturen door directies en stakeholders op een fundamentele herijking van processen van de onderneming op basis van Maatschappij, Mens, Organisatie en Werk (Omgeving). Pak die kans en ‘DOE’.

We gunnen ieder bedrijf zijn eigen deskundige ‘tuinman’! Of is ‘ambachtsarchitect’ het goede woord…?

Guido Meijer en Hans GJ Topée

(https://fmn.nl/thema/gebouwprestatie-1110/column/77-de-mens-en-zijn-omgeving).

Luister ook naar de FMN Podcasts over dit onderwerp via: https://fmn.nl/actueel/podcasts.

Bijvoorbeeld: https://fmn.nl/podcasts/87-13-waar-staan-we-nu En:

https://fmn.nl/podcasts/634-36-ontdekken-met-jitske-kramer-over-connecties-binden-en-culturen