We zijn echt in beweging, komen los uit oude gewoontes

De gemeente wilde graag toegevoegde waarde bieden in haar dienstverlening, waarde voor de medewerkers en voor de gemeente. Het heeft een verandering in het denken in waarde-creatie teweeg gebracht die zit in het combineren van de opdracht en doelen van de organisatie met de invloed die facility management daarop kan uitoefenen. Het coalitieakkoord van de gemeente is gebruikt om samenhang te vinden, er is gekeken waar connectie gemaakt kan worden naar de doelstellingen van de gemeente. Bijvoorbeeld de doelstelling om elke inwoner van Capelle aan een betaalde baan helpen. Door het creëren van banen voor werklozen bespaart de afdeling facility management 21.000 euro per jaar voor de gemeente omdat er geen uitkering meer hoeft te worden betaald. Op deze wijze inrichten van de dienstverlening zorgt voor echte maatschappelijke betrokkenheid en dat maakt het gemeentehuis ook een huis voor de gemeente. De ambities duurzaam, ‘passend en vernieuwend’ en participatie zijn vertaald naar beleid als fundament voor de dienstverlening. "Voor wie doen we het eigenlijk, wie zetten we centraal en wat willen we dat het oplevert, zijn de vragen die zijn beantwoord"; aldus van Toor. Ondernemer zijn als afdeling, maar wel de belangen van de organisatie in ogenschouw houden.

“Onze plek aan de gemeente-tafel is hierdoor wel veranderd, we worden gevraagd voor pilots, we zitten vroegtijdig in projectgroepen om bij te dragen aan de opdracht die de gemeente heeft”, vult Tobé aan. “FM faciliteert in deze pilots om waarde te creëren, maar gaat niet inhoudelijk mee ontwikkelen aan onderwerpen waar zij geen verstand van heeft. Er zijn vaak veel open deuren, maar het is soms moeilijk om erbij betrokken te worden. Om daar te komen is echt een proces en gelukkig hebben we dat nu wel kunnen bereiken”.

Ketensamenwerking

Op basis van partnerschap samenwerken met leveranciers geeft een andere verhouding tot en met elkaar. Je blijft als gemeente eigenaar van de opdracht, maar je kunt wel gezamenlijk de rollen bepalen om die opdracht te behalen. Vakspecialisten laten we steeds meer zelf hun werk doen. Je regelt vooraf een hoop zaken in, ook de zakelijke relatie. We hebben een uitvraag gedaan op basis van kwaliteit, dat heeft wel veel gevraagd van inkoop en juridische afdelingen. Door ze vanaf de start mee te nemen hadden we de mogelijkheid om te kijken naar de belemmeringen die we tegen zouden komen en gezamenlijk bepalen hoe we die op kunnen lossen. Hierdoor is een heel ander contract gevormd, gebaseerd op samenwerking in de keten, leveren van kwaliteit en aansluitend bij de toekomstvisie. Leveranciers bepalen zelf de route die zij uitzetten de komende jaren, het gaat minder over de basis dienstverlening, maar meer over de route en ontwikkeling die zij willen bijdragen aan de doelstelling van de gemeente. Leveranciers nemen zelf het initiatief en dat zien we in de praktijk ook gebeuren.

Prijs ondergeschikt

Zo’n nieuwe vorm van aanbesteden is uiteraard wel eenvoudiger met leveranciers die starten met een nieuw contract, leveranciers kunnen de samenwerking dan ook inrichten met de coalitie gedachte. Een samenwerking op basis van marktparticipatie helpt daar wel bij. Voor een vast bedrag mogen partijen een gevraagde kwaliteit leveren. De gemeente heeft prijs niet laten meewegen in de beoordeling van partners, maar wel ingezet op transparantie en participatie in de ketensamenwerking. Daarvoor heeft een leverancier bij de gunning moeten laten zien wat ze gaan bijdragen om de coalitie te steunen. Veel initiatieven worden in een pilot gezet, waardoor ook partijen gedwongen worden om samen te werken en samen resultaat behalen. De diensten zijn wel single service uitgevraagd bij de partners, mede omdat integratie op participatie anders is dan integratie op de werkvloer.

Werkgeluk, respect en erkenning geven boost in samenwerking

Contract denken creëert geen waarde, op meerdere niveaus de samenwerking inregelen levert waarde op. Verbinding in de keten, ontwikkeling en operationalisering, maar ook beheersing van de afspraken zijn onderdelen die moeten worden vastgesteld. De sociale interactie vooraf met elkaar bepalen naast de betekenis en ambitie van de doelstelling in een juridisch gestructureerde interactie vastleggen. Handelen naar de geest van het contract in plaats van de letter van het contract. Een ‘zone of compliance’ gebruiken om aan knoppen te kunnen draaien tijdens de samenwerking. Als het geen bijdrage meer levert aan de waarde-creatie, dan moet er ook eenvoudig afscheid van kunnen worden genomen. Het geeft flexibiliteit in de samenwerking.

Deze wijze van samenwerken heeft de gemeente Capelle aan den IJssel veel gebracht. Het over laten van de dienstverlening aan de vakspecialist geeft rust, focus en vertrouwen. Natuurlijk is er ook nog steeds ruimte om te leren en ook nog niet alle partners zijn volledig ingericht op deze nieuwe manier van samenwerken. Maar de volgende stap is om nog meer de verbinding te leggen met de gemeente, hoe kunnen we gezamenlijk nieuwe initiatieven ontwikkelen die de positie van de gemeente versterken.