Gastcolumn: Schijnveiligheid en anderhalve-meter-kantoren

Bijzondere tijden vragen om bijzondere oplossingen. En dat de coronacrisis een bijzondere tijd is, staat buiten kijf. Een punt van discussie is nog wel: leven we in een tijd van crisis of in een nieuwe werkelijkheid? Ik denk nog steeds dat eerste. Hoewel ik er ook overtuigd van ben dat we daarna niet meer teruggaan naar hoe het was. De manier waarop we ons werk inrichten zal structureel veranderen. En daarmee ook de betekenis van het kantoor. Nu het thuiswerken enigszins is ingeregeld, beginnen organisaties en ook adviesbureaus na te denken over het kantoor van de toekomst. Alleen zet ik grote vraagtekens bij een aantal oplossingsrichtingen die de revue passeren.

Een van deze oplossingsrichtingen is het ‘corona-vermijdend werken’ dat nu opeens oppopt als de opvolger van het activiteit-gerelateerde werken. Daarbij staan ontmoeten, kennis delen en samenwerken niet langer centraal, maar het ongeschonden de dag doorkomen. Zonder corona op te lopen. En dat door werkplek-extensivering. Minder werkplekken, op grotere afstand van elkaar. Met als achterliggend idee dat we wel naar kantoor gaan, maar het contact met collega’s zoveel mogelijk vermijden. Het ‘corona-proof’ kantoor dus. Koren op de molen van criticasters van open en flexibele werkplekconcepten.

Gevoed door een groeiend pleinvrees zal de discussie over ‘de kantoortuin’ straks weer opnieuw oplaaien, want open kantooromgevingen zijn een potentieel besmettingsgevaar. En nu al komen berichten voorbij over het ophogen van de flexfactor. Oftewel, we moeten straks met minder mensen werken op hetzelfde aantal werkplekken (en anders meer werkplekken creëren voor hetzelfde aantal medewerkers). En geen aanlandwerkplekken meer waar we te dicht op elkaar zitten, maar allemaal arbo-conforme bureaus met voldoende afstand ertussen. Eigenlijk dus terug naar de persoonsgebonden werkplek.

Mijn gevoel zegt dat we met deze maatregelen aan het doorslaan zijn. We moeten inderdaad serieus met het coronavirus omgaan en het zal een kwestie van lange adem zijn. Tegelijkertijd moeten we vooral rationeel blijven. Het creëren van meer afstand tussen werkplekken en akoestische schotten tussen werkplekken, afscheidingen tussen clusters van open werkplekken. Allemaal goede maatregelen, vooral ook omdat ze bijdragen aan het comfortniveau van werkplekken. Met meer visuele en akoestische rust voor gebruikers. Combineer dit met binnengroen en het welvinden van medewerkers schiet omhoog. Maar dit staat los van de flexfactor. Sterker: als we kantoren extensiever gaan gebruiken, zal dit gepaard gaan met een hogere bezetting van werkplekken. En met meer thuiswerken, om de reductie aan werkplekken te compenseren.

Het kantoor blijft belangrijk. En meer dan tevoren moet een bezoek aan kantoor betekenisvol zijn. Het goed faciliteren van fysiek samenzijn, ontmoeten en samenwerken wordt nog belangrijker. En dit kan, zolang we maar integraal tegen onze werkomgeving aan blijven kijken. Zoals we dat in het pré-corona tijdperk ook deden.

Daarbij zal de grootste aanpassing in ons gedrag zitten. Ten eerste door bewust te kiezen voor werken op kantoor of niet. Niet langer vanuit automatisme of omdat het gevoel bestaat dat de leidinggevende dat verlangt, maar omdat werken op kantoor iets toevoegt dat thuiswerken niet biedt. Eigenlijk zoals activiteitgerelateerd werken altijd al bedoeld is. Ten tweede zullen we meer aandacht voor gezondheid en hygiëne moeten hebben door bij twijfel over de eigen gezondheid thuis te blijven en op kantoor hygiënemaatregelen in acht te nemen. Facilitair en ICT kunnen hierin ondersteunen, bijvoorbeeld door desinfecterende middelen beschikbaar te stellen voor het zelf reinigen van de werkplek. En wellicht een (tijdelijk) persoonsgebonden muis en toetsenbord. En ten derde door andere omgangsvormen. Hoewel het schudden van handen een teken van beleefdheid is die diepgeworteld zit in onze cultuur, moeten we daar nieuwe vormen in vinden (maar alsjeblieft, geen begroeting met de elleboog!).

Social distancing optima forma is niet de toekomst. Uiteindelijk gaan de kinderen weer naar school, gaan we weer sporten en als we weer naar kantoor gaan, gaan veel van ons ook weer met de trein reizen. En zelfs nu blijkt het al bijna onmogelijk om op het treinstation en in de trein de ‘anderhalve-meter-regel’ na te leven. Laat staan als het straks weer drukker wordt. Een ‘corona-proof’ kantoor wekt dan alleen maar een schijnveiligheid en gaat ook nog eens voorbij aan de functie van het kantoor.

Laten we vooral hopen dat er snel een vaccin en medicijn komt. Met rationaliteit als bijwerking.

Marco Verhoef
Managing partner WorkWire